Tips en tools voor tijdmanagement

Tijdmanagement is te leren met behulp van een ervaren tijdmanagement coach op TheONE. Verschillende mensen ervaren tijd op verschillende manieren. Dat verschilt per cultuur, maar ook van persoon tot persoon. Wil jij meer inzicht in hoe je met tijd omgaat? Neem dan direct contact op via de Live Videoverbinding met een coach naar jouw keuze.

Iedereen kan een andere beleving over tijd hebben. Sommige geloven dat ze hun hele leven haast hebben omdat er tijd te kort is en andere maken zich nergens druk om omdat ze geloven dat ze nog tijd genoeg hebben. In het westen zien de meeste mensen tijd lineair terwijl in het oosten tijd vaak als circulair wordt ervaren.

Stel je hebt 5 taken (A, B, C, D en E) en voor een westerling is het logisch om eerst taak A, dan taak B enzovoorts te doen. Voor iemand uit het oosten maakt dit soms helemaal niet uit en die persoon kan zomaar taak C eerst doen om vervolgens taak B op te pakken. Binnen het bedrijfsleven, maar ook prive kan verschil van inzicht en perceptie over tijd soms tot vervelende situaties leiden. Zeker als het gaat over hoe je een project aanpakt en moet samenwerken.

De essentie van tijdmanagement

Tijd is een maatstaf om te weten hoelang iets duurt. Bijna alle culturen kennen 24 uur in een dag en meten dagen, weken, maanden en jaren in tijd. Tijd bepaald ook in grote mate waar we prioriteit aan geven. Een verschil in inzicht en perceptie over tijd heeft dus invloed op onze prioriteitstelling.

Tijdmanagement kan door verschil van prioriteitstelling onder andere leiden tot de volgende problemen:

• Relatieproblemen
• Problemen met op tijd komen of deadlines halen
• Problemen met het bewaken van overzicht

Tijdmanagement matrix

Om voor jezelf een overzicht te maken wat de meeste prioriteit heeft en wat minder prioriteit heeft bestaat er een tijdmanagement matrix. De matrix kan ook helpen om samen met een team of je partner gezamenlijk prioriteiten te bepalen. De matrix bestaat uit vier vlakken die de volgende benaming hebben:

1. Hoge urgentie en erg belangrijk
2. Geen urgentie en erg belangrijk
3. Hoge urgentie en niet belangrijk
4. Geen urgentie en niet belangrijk

De matrix forceert je als het ware om om te kiezen waar je als eerste tijd aan gaat besteden. Hierbij is de tip om te beginnen met alles wat een hoge urgentie heeft én belangrijk is.

Email en tijdmanagement

Veel mensen besteden een hoop tijd het het lezen en beantwoorden van hun mail. Andere stellen dit uit en lopen dan hopeloos achter met een overvolle mailbox. Je kunt dit voorkomen - of tenminste reduceren - door 3 eenvoudige tips:

• Vraag aan collega’s om jou zo min mogelijk in de cc te zetten. Dit voorkomt onnodige mailtjes.
• Behandelen de mails op een of twee vaste moment van de dag.
• Beantwoord alleen de mails die dringend om een antwoord vragen. De mails die dus een hoge urgentie hebben én belangrijk zijn.

Taakgericht denken en werken

Tijdmanagement coaches op TheONE hebben nog veel meer tips om jou te leren effectiever en efficiënter met tijd om te gaan. Bijvoorbeeld door taakgericht te leren denken en werken.

Je deelt hiermee je dag in verschillende takenclusters en taken in. Bijvoorbeeld de takencluster huis schoonmaken heeft de taken stofzuigen, opruimen, een was draaien, enzovoorts. Elk taken cluster krijgt een tijdsduur en je begint met de taken die het meeste tijd kosten om de taken die het minste tijd kosten als laatste te doen. De theorie hierachter is dat als je grote stenen en kleine kiezeltjes hebt en die in een emmer wilt krijgen, je eerst de grote stenen in de emmer moet doen. Als je daarna de kiezels er overheen gooit stromen ze tussen de grote stenen door naar de bodem. Doe je het andersom dan is de emmer te klein.

Hoewel de ene bij deze aanpak opbloeit, raakt de ander juist in de war en heeft geen overzicht meer. De tijdmanagement coach leert jou welke methodiek het beste bij jou past.